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candidaturas

Assistente Administrativa / Logística para Estúdio Design de interiores Full-time

de AFECTO DESIGN em Porto (Publicado em 23-05-2020)

Perfil do candidato/a:

Organizado

Autónomo

Boa- disposição

Flexível

Rápide e eficiente

Capacidade de trabalhar em equipa

Capacidade de gestão de prioridades / tarefas / tempo

Capacidade de aprendizagem

Receptividade a orientação por outros membros da equipa

Capacidade de aprendizagem e adaptação à dinâmica própria da empresa

Carta de condução (e acesso a carro caso necessário)

Gostar de cães!

Domínio de Programas / Ferramentas de trabalho

Sistema operativo Apple (factor eliminatório)

Caixa de e-mail da apple (factor eliminatório)

Microssoft Office (factor eliminatório)

Instagram e facebook

Mailchimp

Programa de facturação Gestix (recomendado)

Logística:

- Informar transportadoras/ fornecedores do horário de funcionamento da empresa;

- Procedimento de receção de mercadoria/ encomendas (paletes etc) no espaço de armazém na garagem;

Acompanhar processo com as transportadoras / motoristas até ao armazém;

Conferir com docs. já exxistentes a mercadoria;

Marcar e armazenar corretamente a mercadoria

Atendimento ao público

- postura para atendimento ao público

Gestão de caixa de e-mail conjunta

Triagem de e-mails:

- tratar os mails que forem da sua competência;

- informar Designer dos mails relacionados com projetos, etc;

- Leonor irá definir quais os e-mails que terão de ir a a apreciação superior (Daniela);

Gestão de encomendas de mercadoria / entregas aos clientes:

Fazer a encomenda em gestix baseada numa proposta previamente fornecida;

Enviar por mail ao fornecedor;

receber e controlar a chegada da Ordem de Confirmação;

Verificar OC;

Preencher mapa de encomendas (já existente) e fazer a gestão das chegadas e atrasos das mercadorias (fazer potnos de situação antecipadamente)

Controlar e verifcar facturas do material encomendado;

Encaminhar para pagamento internamente;

Controlar mapas de pagamentos fornecidos pela contabilidade.

Entregas

Elaboração de guias de transporte de mercadoria;

Acompanhamento da carga da mercadoria pelo nosso transportador aquando da entrega;

Garantir funcionalidade / reabastecimento dos kits de montagem (ex.: lâmpadas para cada projeto; anti-derrapastes, filtros de proteção; ferragens e parafusos; luvas; kits de limpeza, etc)

Fazer facturação e eventuais notas de crédito do material entregue;

Atualização das bases de trabalho anuais para execução de propostas:

- Manter atualizadas tabelas de preço enviadas pelos fornecedores (pedir/ recepcionar/arquivar/ etiquetar)

- Manter atualizadascatálogos enviados pelos fornecedores (pedir/ recepcionar/arquivar/etiquetar )

- Manter atualizadas amostras / protótipos enviados pelos fornecedores (pedir/ recepcionar/arquivar/ etiquetar)

- Atualizar mapa de representadas com informações de fornecedores

- Contacto e apresentação da empresa a novas marcas com as quais pretendamos iniciar colaboração

Preparação de reuniões:
- Ajudar as designers na preparação do espaço de trabalho com catálogos; amostras etc;

Elaboração de pequenas propostas com pedidos espexíficos de clientes:
- Baseadas n informação que o cliente der;
- A executar numa matriz já existente;

Gestão do espaço de Showrrom / trabalho:

- Montar os computadores diariamente;

- Verificar periodicamente os consumíveis;

- Fazer as compras necessárias (detergentes; águas; material de escritório);

- Reccecionar correio;

Gestão de bases de dados
- File Maker
- A nossabase de dedos de contacto de fornecedores/ clientes;
- Mailchimp
- o nossp programa de criação e gestão de bases de dados para envios de newsletters
- E-mail;
- Telemóveis da empresa;
- Gestix
- O nosso programa de processamento de encomendas e de facturação;

Acompanhamento Pós- venda:

Gestão de reclamações

- receccionar a reclamação

- contactar fornecedor

- envio do artigo para fornecedor (gestão de transportadoras)

- garantir que a mercadoria danificada chega ao fornecedor e é substituída rapidamente

- fazer a entrega ao cliente final

- manter o cliente informado do processo de reclamação.

Marketing e redes sociais:

- Atualização e gestão das redes socias;

- criação de newsletter no nosso programa Mailchimp
- estudo de conteúdos com ajuda das designers;

- Dar feedback nas redes sociais a dúvidas / respostas de clientes;

  • Receber, fazer e encaminhar chamadas;

Tipo de oferta: Full-time, Efetivo/CLT

Experiência:

  • Assessoria / trabalho administrativo : 2 anos (Preferencial)
  • Logística: 2 anos (Preferencial)

Localidade:

  • Porto, Distrito do Porto (Obrigatório)

Teletrabalho:

  • Não


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