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OFFICE MANAGER & EXECUTIVE ASSISTANT Full-time

de NBCC Consulting em Lisboa (Publicado em 05-07-2018)

OFFICE MANAGER & EXECUTIVE ASSISTANT



A NBCC CONSULTING é uma empresa de tecnologias de informação totalmente orientada para o Cliente e que desde a sua fundação em 2010, tem por missão prestar serviços de consultoria, desenvolvimento, implementação e manutenção de sistemas de informação que contribuam para o progresso da sociedade e para os objetivos dos nossos Clientes.
A nossa cultura, motivação e espírito de missão aliadas à competência e ao talento, tem-nos permitido atingir com sucesso, todos os desafios a que nos temos proposto ao longo destes anos.
Fomos recentemente distinguidos com o estatuto PME Líder atribuído pelo IAPMEI e que tem por base as melhores notações de rating e indicadores económico-financeiros.



Para envolvimento em projeto em empresa, procuramos profissional com o seguinte perfil:



Objectivo



Responsável por várias áreas essenciais ao bom funcionamento da Companhia, incluindo a área de recepção, as áreas ligadas a políticas e processos da empresa, iniciativas de recursos humanos e de motivação a colaboradores e de organização geral, incluindo funcionar como ponto de contacto físico e telefónico para todos os Colaboradores, Clientes e Visitantes.



Descrição da Função



Responsável pelo eficiente funcionamento do escritório, incluindo todas as tarefas administrativas necessárias.
Garantir a ordem e as melhores condições e iniciativas possíveis para assegurar a produtividade e motivação de todos os colaboradores da Companhia num ambiente que é dinâmico e de elevada pressão.
Criar um ambiente de celebração da conquista diário e eventos diferenciadores que sejam unificadores para a equipa, incluindo festas, encontros e atividades da equipa.
Atuar como embaixador(a) global da Companhia.



Exemplo de algumas tarefas



  • Gestão da Agenda da Administração;

  • Contacto e negociação com fornecedores;

  • Gestão de contactos;

  • Gestão administrativa de processos e deslocações;

  • Atendimento telefónico, transferência e filtragem de chamadas;

  • Recepção aos visitantes da Empresa;

  • Tratamento de todo o correio e encomendas que a enviar ou que chegam por este meio;

  • Garantir que os equipamentos de escritório, tais como impressoras, faxes, sistema de telefone, redes informáticas, acesso à internet, etc, estão em pleno funcionamento;

  • Organização e gestão de todas as condições de operação do escritório, incluindo a gestão e aparência das salas de reunião, economato;

  • Gestão da operação da copa;

  • Entradas e saídas dos colaboradores da empresa, gestão de férias, faltas dos funcionários;

  • Gestão dos Seguros e Fringe Benefits dos colaboradores;

  • Todos os aspectos administrativos, burocráticos e logísticos relativos à formação e treino de colaboradores;

  • Materiais relativos a Marketing, exposições, Feiras, etc;

  • Celebrações de aniversários e datas relevantes para a empresa;

  • Organização de eventos;

  • Controlo das Notas de Encomenda dos Clientes necessárias à facturação;

  • Preparação de todos os dados para a contabilidade proceder à facturação e pagamento dos salários

Competências e Perfil



  • Experiência de trabalho em ambientes com elevado ritmo de trabalho orientados para a prestação de serviços de excelência e com elevados padrões;

  • Capacidade de uma permanente reinvenção, espírito de iniciativa, proactividade e rápida capacidade de resolução de problemas;

  • Criatividade e engenho na criação de iniciativas sempre privilegiando o sentido humano e a cultura empresarial;

  • Elevado brio e constante procura de melhoria e evolução profissional;

  • Fluente em inglês;

  • Domínio do Microsoft Office;

  • Experiência com programas informáticos de contabilidade é um factor interessante para a avaliação do CV mas não é de todo eliminatório.

Elevado sentido de responsabilidade e organização



  • Gosto por multistasking e capacidade de resistência ao stress;

  • Atitude positiva em relação ao trabalho e com capacidade de inspirar a mudança;

  • Capacidade natural de construir boas relações de trabalho

Oferecemos:



  • Uma empresa orientada para a excelência e em grande crescimento;

  • Integração em equipa ambiciosa e dinâmica;

  • Uma carreira profissional alinhada com o desempenho;

  • Salário competitivo e com fortes incentivos para colaboradores ambiciosos e empreendedores;

  • Oportunidade de evolução de carreira;

  • Prémios de Desempenho;

  • Remuneração consoante a experiência demonstrada.


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